計画を立てないと時間に余裕がなくなる【ビジネスは計画が命】

僕は会社員をしているが、職場で時間に余裕がない人に共通するのは「計画性がない」ことだと感じる。

✔ビジネスで時間に余裕がない人の特徴

仕事でいつもバタバタしている人は、たいてい「計画性がない」ように感じる。

この人たちは「この仕事は今日の何時までにやろう」とか「この仕事は〇日までに終わらせよう」とかを考えていない。

そのためいつも仕事に振り回され、バタバタと動く割には、仕事は進んでいないことが多い。

仕事が終わらない状態が続くと、イライラしてしまい、職場に不快な思いをさせたり、納期に遅れ取引先の信頼を失なうことになる。

✔計画を立てないのは、道なき道を進むようなもの

仕事毎のスケジュールや1日の予定を立てないのはとても危険だ。

見知らぬ土地で目的地を目指そうとしているのに、グーグルマップも使わず人にも聞かずに辿り着こうとするようなものだ。

なので、始業前に1日のスケジュールを立てることで、今日するべき仕事を見えてくるようになる。

✔では、どのうようにして計画を立てるか

計画を立てる上で大切なことを以下に紹介していく。

① 午前中はクリエイティブor 緊急性が高い仕事をする

午前１０時ぐらいまでが、一日の中で最も脳が働く時間だと言われている。

※特に起きて2時間は、とても集中力が高まっている時間なので、アウトプットする時間に費やすとよい

この時間は、考えなくてもできる事務作業などは避けるとよい。

午前中はクリエイティブな業務や納期が迫っている緊急性の高い仕事を入れるようにしよう。

仕事がとても捗り、生産性の高い仕事ができる。

②時間は多めに見積もる

元も子もないように聞こえるかもしれないが、仕事は計画通りに進まないことが多い。

取引先から電話がありその仕事優先する必要があったり、上司から急に仕事を頼まれたりと、外的な要因で計画通りに進まないことがあるのは皆さんも経験があると思う。

なので、仕事の計画を立てるときは「自分がこの時間で終わらせられると思う時間」の1.5倍で計画するとよい。

例えば、「この時間は1時間で終わらせられる！」と思ったときは、1時間半の時間を取るようにする。

③計画通りに進まなくても切り上げる

例えば「９時から１０時までにこの仕事をやる」と決めても、１０時を過ぎてしまうことはよくあると思う。

この時やってはいけないことは「時間を過ぎても仕事を続ける」ことだ。

仕事は突き詰めれば際限なくできるもので、ある仕事に付きっきりになると、他の仕事に支障が出る。

なので、10時で終わらせると決めたら、必ず10時で終わらせるようにしよう。

メリハリをつけると、時間をコントロールする力を向上させることができる。

※ただし、今日までにしなければいけない仕事が終わっていない時は、終了予定時間を過ぎても完了させることを優先しよう。そもそもそんな緊急性が高い仕事で追い詰められている自分に改善が必要だと思うが、、、

✔残業が減れば、自分に使える時間が増える

残業が減れば、その分自分に使える時間は増える。

終業後にスポーツジムなど自分への投資に使ったり、趣味に費やすなど、人生を豊かにする時間を増やすようにしよう。